建設工程合同管理方法探討………吳麗萍
發布時間：[2013-03-11] 關注度：[]北京國金管理咨詢有限公司 吳麗萍
（本文發表于《中國工程咨詢》雜志）
合同管理貫穿于建設工程項目管理的全過程，它是進行建設工程質量控制、進度控制及成本控制的重要手段和風險控制方法之一，甚至，在某些時候優秀的合同管理產生的經濟效益會大于技術優化產生的經濟效益。同時，合同管理也對保護建設各方利益，完善和發展建筑市場起著重要作用。因此，筆者認為合同管理是進行建設工程項目管理的重要環節，是工程項目管理的核心和重點。
但是目前，在工程建設領域，合同管理流于形式化、合同管理與實踐嚴重脫離、“陰陽合同”、機械使用示范文本等現象非常普遍，導致合同管理未真正融入到工程項目管理的各環節當中，合同管理亦不能發揮上文中提到的各種作用，甚至，有些時候只有在發生爭議，需要通過訴訟、仲裁途徑解決問題時，合同雙方才想起查閱合同條款，將合同作為主張自己權利的一個重要依據。筆者在北京國金管理咨詢有限公司從事合同管理工作多年，結合自己負責/參與中國國家博物館改建工程、北京工人體育場/館改建工程、北京地壇醫院遷建工程/硅谷亮城等各類型的大型工程項目合同管理實踐經驗，對建設工程合同管理的方法進行了長期的思考和研究，現闡述以下觀點與廣大業內同仁探討：
一、建設工程項目建設過程中可能涉及到的主要合同類型
（一）委托合同。主要包括項目管理委托合同、監理委托合同、招標代理委托合同、造價審計委托合同、物業管理委托合同等；
（二）承包合同。主要包括：
1、勘察承包合同；
2、設計承包合同，從管理模式的角度劃分可分為設計總承包合同、設計分包合同；從設計內容的角度劃分可分為建筑設計合同、精裝修設計合同、市政工程設計合同、園林設計合同等等；
3、施工承包合同，施工承包合同是工程建設過程中簽署數量最多、條款比較復雜的合同類型，從管理模式角度可分為施工總承包合同、施工分包合同及勞務分包合同等；從施工內容角度可分為土木工程施工合同（如結構施工合同、裝修合同、幕墻合同等）、機電工程施工合同（如消防合同、弱電合同、變配電合同等）、市政施工合同等。
（三）建筑材料、設備買賣合同。可分為建筑材料買賣合同和建筑設備、儀器儀表買賣合同。
（四）各種咨詢合同、技術服務合同。如交通影響評價咨詢合同、環境影響評價咨詢合同、建筑技術咨詢合同、建筑技術服務合同等。
（五）建設工程項目建設過程中需要簽訂的其他合同。如土地使用權出讓/轉讓合同、拆遷施工合同、拆遷補償合同、協調配合合同、檢測合同等。
二、建設工程合同管理的基本原則
（一）合同管理應以法律為依據，只有以合法為前提進行合同管理，才能切實保障業主的根本利益，促進工程的順利建設。
與建設工程合同管理密切相關的法律概括起來有兩類，一類是包括物權法、合同法在內的民事商事法律，一類是包括建筑法、招投標法在內的經濟法。合同管理人員應熟知以上法律并能能夠較為熟練地應用，以保證合同條款的合法性，從而才能保證條款的有效性。法律賦予業主的權利和利益是業主最根本的利益，如合同條款因違法而無效，則業主的根本利益就沒有任何保障了。
（二）合同管理應以建設工程的實際情況為出發點和突破點，保證建設工程在實現質量、進度、成本三大目標的前提下順利竣工并投入使用。
合同管理應根據建設工程的實際情況制定出科學的合同管理的方案，編制出可操作性較強的合同條款，并且，工程在質量、進度、成本方面的目標應是包括合同管理工作在內的所有工程管理工作的綱領，任何合同甚至任何合同條款都應體現和貫徹以上目標，筆者認為只有如此，合同管理才會在建設工程項目管理中發揮出較大的推進作用。
（三）合同管理應以預防為主，減少甚至避免糾紛和索賠的發生。
預防是進行風險控制的有效方法之一，業主和/或項目管理公司應綜合考慮項目管理過程中的各種風險，并盡可能制定出相應的風險控制方法并體現在具體合同條款中。同時，應確保合同條款的明確、具體，避免歧義和含糊。
（四）最大限度地將建設工程參建各方的權利、義務及責任納入到合同管理的范圍中，使參與項目建設的任何一方都能以合同為依據，享有權利，履行義務，共同保證建設工程的順利竣工和投入使用。
三、建設工程合同管理的主要內容和方法
（一）在建設工程開始建設的初期階段，應盡快做好以下工作：
1、做好合同管理規劃工作，制定出完善可行的合同管理架構圖。
任何項目在建設過程中都會形成事實上的合同架構體系，但在無意識（即無計劃）狀態下形成的合同架構體系是在應付項目建設過程中不斷出現的各種問題的情況下形成的，具有很大的隨機性，因此使整個項目合同管理工作缺乏計劃性和科學合理性，而且項目的整個管理工作難免會因為合同管理工作的無序性受到很大負面影響。
筆者認為，合同管理架構是合同管理的基本規劃，在項目管理工作開始的前期，應詳細分析建設工程項目合同管理的一切影響因素，在與相關方充分溝通的前提下制定出科學合理而又符合建設工程項目實際情況的合同架構圖，使之成為進行建設工程合同管理甚至整個工程管理的綱領性文件和最具指導性的文件之一；同時，制定建設工程項目合同架構圖也是進行項目管理的基礎性工作，做好這項工作能為今后的管理工作創造非常有利的條件。在制定合同架構圖時，筆者認為應結合建設工程項目具體情況注意以下要點：
①最大可能地將建設工程項目管理工作全部納入到合同架構圖中，以該合同架構作為理清項目管理關系，管理思路的基礎性工作；
②制定合同架構圖時筆者認為應該注意的問題有：(1)通過分析項目的特點及業主的管理需求，確定出科學的工程承包管理模式。(2)通過分解項目管理工作內容，劃分各個工作的內容范圍及工作界面；(3)通過對工程內容和設計文件的深入分析提出工程分項承包劃分建議；明確工程內容、分包工程范圍、供貨范圍，進而明確總包、分包、供貨商之間的合同關系或工程參建方之間的合同關系；(4)合同架構圖的制定應保證：設計和施工充分銜接、各工作界面明確且充分銜接。(5)合同架構圖的制定應具有可操作性,以減少工作界面、便于協調管理、利于降低成本為核心原則；(6)在項目建設過程中，應根據項目的實際進展情況及時地對合同架構圖進行修改和完善，使之更加符合工程項目的實際情況且更具操作性。
以下是筆者負責合同管理的一個工程項目的合同管理架構圖：
2、根據工程具體情況確定合同管理工作的重點，使得合同管理工作有的放矢。
筆者認為建設工程項目合同體系的運行必須達到這樣的目的：即：運用合同手段使所有項目參建方按照建設工程項目的質量、進度、投資目標的要求完成合同任務；通過合同手段處理各個設計單位、監理單位、施工單位內部的管理、配合關系及他們之間的協調配合關系，使他們既能夠得到其他單位的配合順利完成合同任務，又能夠嚴格地履行對其他單位的配合義務使其他單位也能夠順利完成合同任務。
由以上分析可見，建設工程項目合同管理工作的重點有：
①針對建設工程項目的特點制定科學合理的項目合同架構體系 ，具體內容本文前面已有論述。
②結合項目特點，編制合法、完善、嚴謹的合同文件，從而建立起科學的合同文件體系。
③建設工程項目合同履行管理。合同履行管理是督促建設工程項目各參建方嚴格按照合同約定履行合同義務，順利完成建設工程項目建設任務的階段。該階段是建設工程項目管理主要思想、管理方法的實施、實現階段。筆者認為應制定出嚴謹、可操作性強的合同履行管理方法，抓住合同履行管理的重點-----總包商管理，減少甚至避免糾紛發生，最大限度地預防糾紛、索賠的發生。因此，合同履行管理也是項目管理過程中的關鍵階段。
3、制定出完善可行的一系列合同管理制度，如合同評審會簽制度、合同交底制度、合同文件資料歸檔保管制度等。具體制度內容，下文中有較為詳細的論述。
（二）確定合同簽訂對象。
應根據工程項目的總體進度要求，合理安排合同管理工作進程，提前做好確定合同簽訂對象工作。具體做法如下：
1、 對于根據國家法律法規規定必須通過招標程序確定合同的簽訂對象的情況，應根據相關規定通過招標確定合同簽定對象；
2、如根據相關規定無須通過招標程序確定合同的簽訂對象時，應根據具體合同的特點，綜合分析潛在簽約主體的整體情況，決定確定合同簽約主體的方法，如招標、詢價、直接商談確定等方法，在此過程中應對合同當事人的資格、資質證書、業績、資信狀況等進行考察，確保其具有履約能力。
3、協調、配合合同的簽訂對象。協調配合合同是工程建設中普遍存在的合同類型，簽訂協調、配合協議的主要目的是為了使參與工程建設過程的各方能夠以合同約定為依據密切配合，友好協作，相互提供條件以便使各方的合同義務都能順利履行。所以，確定該類合同的簽定對象應以需要協調的工作內容為中心，分析該工作內容的相關方之間需要哪些配合以及配合的具體方法，然后組成各相關方進行協商，共同確定協調、配合合同（協議）的內容。
（三）提出合同基本條件，確定合同談判的基本原則和策略，并組織合同談判。
1、提出合同基本條件。
建設工程項目建設的不同階段，需要簽訂不同的合同，每個合同都必須滿足一些基本條件，只有以此為前提，才具有進行合同談判的可能性。如：勘察、設計合同的基本條件。包括：勘察設計完成時間的要求、勘察、設計工作內容、工作質量的要求、根據建設工程項目總體工程投資概算確定的勘察費、設計費額度范圍及支付時間要求等；施工承包合同的合同條件包括：對承包工程工期的要求、對工程承包內容、工程質量的要求、對工程驗收、質量保修等方面的要求、根據建設工程項目總體工程投資概算確定工程款的額度范圍和支付時間要求等等。
2、確定合同談判的基本原則和策略。
每次合同談判之前應根據工程的具體要求和實際情況確定基本合同條件，并結合合同簽訂對象的具體情況（如履約能力，財務狀況）確定出合同談判的基本原則和策略，這些原則和策略一般包括：以對方必須滿足合同的基本條件為前提；對于靈活度較大的其他合同條件可制定出合同談判的最高目標和最低目標，在實際談判中盡最大可能實現最高目標；針對對方的具體情況分析談判的可能情況并制定出相應對策。
3、組織合同談判。
應綜合考慮各方面情況制定出具體的合同談判計劃，使合同談判有序進行，促進合同早日簽訂。
（四）根據合同談判結果起草、審查、修訂相關合同文件，應保證合同條款的完備、詞句嚴謹、各方權利、義務明確，確保建設工程項目的順利實施。
（五）組織合同簽訂。
（六）合同履行管理。主要包括：
1、監督合同當事人按照合同約定履行合同義務，并定期進行合同履行情況的檢查。對合同履行過程中的變更事項詳細記錄，并及時組成各方進行商談，并對商談結果給與有效記錄，如組織起草、簽署合同補充協議書、會議紀要、備忘錄等文件。
具體做法如下：
①在每個合同進入履行期時，都應首先召集與合同履行關系較密切的人緣進行合同條款的討論和交底，明確哪些條款是履行中應重點注意的條款，教育督促有關人員嚴格按合同進行工作，隨時檢查、記錄合同的實際履行情況，定期通報相關方；
②在收到合同相對方的信函、文書或電報后，及時審閱并制定對策，采用發文、發函的形式進行批復；
③及時、積極地收集、整理、保存有關合同履行中的書面簽證，往來信函、文書、會議紀要、電報等資料；
④必要時對于合同履行中出現的問題給予解釋，協調，對經常出現的問題加以研究、剖析，并對這類問題給出一般性的處理意見；
⑤對于合同履行中出現的問題及時詳細地加以記錄，并根據實際情況制定出切實可行且有效的處理措施和策略；
2、合同糾紛、索賠管理。主要管理內容包括：
①合同糾紛、索賠的預防。
主要預防方法為：
（1）編制合同時，最大限度地使合同條款完善，詞句嚴謹，減少甚至避免因合同約定不明確或沒有約定相關內容而導致發生糾紛或索賠；
(2)按照合同約定及時提出索賠或斤予對方答復，避免發生因已過索賠期限或答復期而無法主張合法權益的情況發生；
(3)合同履行過程中，通過協調、溝通、協商等手段減少甚至避免糾紛、索賠的發生；
(4)遇到有可能引起糾紛或索賠的問題，及時、全面地做好書面記錄，保存好相關資料，使合同相關方在有據可查，減少甚至避免糾紛、索賠的發生。
②合同糾紛、索賠的處理。
主要方法為：
(1)在合同履行過程中積極、及時地收集整理、保存有關合同履行的書面簽證、往來信函、文書、會議紀要、備忘錄、電報等資料，以便在發生糾紛、索賠時能積極地主張權利，合法合理且證據充分地保護自己的利益；
(2)當接到對方索賠后，嚴格審核對方提出的索賠要求，認真研究并及時處理、答疑、舉證，爭取以協商方式解決索賠。同時應根據法律法規及合同約定及時提出抗辯，必要時提出反索賠；
(3)對合同履行過程中出現的對方的違約情況或違反合同的干擾事件，應及時查明原因，通過取證，按照合同約定及時、合理、準確地向對方提出索賠報告；同時，應按照法律及合同約定及時采取有效措施以防止事態擴大，避免更大損失；
(4)選擇適宜的糾紛處理方式。對于合同履行過程中出現糾紛，建議采取組織召開專題討論會、加強現場協調等措施，使得相關方相互溝通、增進了解，爭取通過各方的友好協商使糾紛得以解決，必要時將解決結果以合同補充協議書的形式進行落實；如采取訴訟、仲裁等方式易造成工程停工，對各方均有不利影響，建議慎重考慮后實施。
(七） 合同文件資料的管理
建設工程項目管理開始后，應將合同文件資料的管理責任落實到具體的管理人員，妥善保存所有合同及與合同有關的一切資料，并及時滿足查閱和詢問要求。在建設工程項目竣工驗收完畢后將與項目有關的合同文件資料移交給相關單位?；镜墓芾碇贫扔校航⒑贤募Y料統一編號，統一記錄制度；建立合同文件資料分類管理制度；建立合同文件資料借閱登記制度。
（作者單位：北京國金管理咨詢有限公司）
